Plantillas
Plantillas
Workflows ya hechos desde los que puedes empezar.
Comunicación
Enlace a esta sección: Comunicación| Nombre | Descripción |
|---|---|
| Triaje de correo entrante | Clasifica el correo entrante por su asunto, lo archiva o lo enruta al equipo que toca, y deja en el chat el resumen… |
Ventas y presupuestos
Enlace a esta sección: Ventas y presupuestos| Nombre | Descripción |
|---|---|
| Crear seguimiento de presupuestos emitidos que siguen sin respuesta | Cuatro días después de validar un presupuesto, consulta su estado actual en Filmo. |
| Presupuesto validado en Filmo → enviarlo a Xero | Al validar un presupuesto en Filmo, envía su versión activa a Xero con su cliente y sus líneas por impuesto, y lo deja… |
| Presupuesto validado en Filmo → enviarlo a QuickBooks | Al validar un presupuesto en Filmo, envía su versión activa a QuickBooks con su cliente y sus líneas por impuesto, y… |
| Presupuesto validado en Filmo → enviarlo a Holded | Al validar un presupuesto en Filmo, envía su versión activa a Holded con su cliente y sus líneas por impuesto, y lo… |
Pedidos y logística
Enlace a esta sección: Pedidos y logística| Nombre | Descripción |
|---|---|
| Pedido reservado → calendario y preparación | Reserva el hueco con las fechas reales del pedido, abre la tarea de preparación y avisa a almacén. |
| Recordar la confirmación de recogida dos días antes de la salida | Dos días antes del inicio del pedido reservado, crea una tarea interna para confirmar la recogida con el cliente. |
| Parte diario de salidas y retornos | Cada mañana laborable Neo redacta qué sale y qué vuelve hoy, y el workflow lo reparte por Slack, chat interno y aviso… |
| Devolución → revisión de material | Abre la revisión del material devuelto y, al día siguiente, manda al taller el resumen de incidencias que prepara Neo. |
| Avisar de un pedido cancelado y revisar el material liberado | Avisa al equipo de la cancelación, crea una tarea de revisión del material y pide a Neo un resumen de la… |
Facturación y cobros
Enlace a esta sección: Facturación y cobros| Nombre | Descripción |
|---|---|
| Reclamación escalonada de impagados | Al vencimiento comprueba esta factura en Filmo. |
| Crear tareas de revisión del cobro según el método de pago | Al registrar un cobro en Filmo, crea tareas para revisar transferencias, tarjetas o ingresos en efectivo y avisa a… |
| Factura creada en Filmo → enviarla a Xero como borrador | Al crear una factura en Filmo la envía a Xero como borrador, con su cliente, sus líneas por impuesto y su vencimiento,… |
| Factura aprobada en Filmo → aprobar su borrador en Xero | Cuando apruebas en Filmo una factura que está en Xero como borrador, la aprueba también en Xero con el mismo número… |
| Borrador de factura de Filmo aprobado en Xero → aprobarla en Filmo | Cuando el gestor aprueba en Xero una factura que Filmo envió en borrador, la deja aprobada en Filmo con el siguiente… |
| Factura validada en Filmo → enviarla a Xero | Al validar una factura en Filmo, la crea en Xero con su cliente, sus líneas por impuesto y su vencimiento, y la deja… |
| Cobro registrado en Filmo → anotarlo en Xero | Cuando registras un cobro de una factura en Filmo, parcial o total, lo añade a su factura en Xero. |
| Cobro anotado en Xero → registrarlo en Filmo | Cuando se cobra una factura en Xero, registra el cobro en su factura de Filmo. |
| Rectificativa creada en Filmo → enviarla a Xero como borrador | Al crear una rectificativa en Filmo la envía a Xero como borrador, con su cliente y sus líneas por impuesto, aunque en… |
| Rectificativa aprobada en Filmo → aprobar su borrador en Xero | Cuando apruebas en Filmo una rectificativa que está en Xero como borrador, la aprueba también en Xero con el mismo… |
| Borrador de factura rectificativa de Filmo aprobado en Xero → aprobarla en Filmo | Cuando el gestor aprueba en Xero una rectificativa que Filmo envió en borrador, la deja aprobada en Filmo con el… |
| Rectificativa validada en Filmo → enviarla a Xero | Al validar una factura rectificativa en Filmo, la crea en Xero con su cliente y sus líneas por impuesto, y la deja… |
| Factura creada y aprobada en Xero → registrarla en Filmo | Cuando se aprueba en Xero una factura que Filmo no envió, la registra en Filmo como espejo: se ve y se descarga, y… |
| Factura de Xero cambiada → poner al día su espejo en Filmo | Cuando cambia en Xero una factura que Filmo registró como espejo (contenido, cobro, anulación), pone al día el espejo. |
| Factura de Xero anulada → anular su espejo en Filmo | Cuando se anula o se borra en Xero una factura que Filmo registró como espejo, deja el espejo anulado en Filmo. |
| Rectificativa creada y aprobada en Xero → registrarla en Filmo | Cuando se aprueba en Xero una rectificativa que Filmo no envió, la registra en Filmo como espejo: se ve y se descarga,… |
| Rectificativa de Xero cambiada → poner al día su espejo en Filmo | Cuando cambia en Xero una rectificativa que Filmo registró como espejo (contenido, cobro, anulación), pone al día el… |
| Rectificativa de Xero anulada → anular su espejo en Filmo | Cuando se anula o se borra en Xero una rectificativa que Filmo registró como espejo, deja el espejo anulado en Filmo. |
| Cobro o pago eliminado en Filmo → eliminarlo en Xero | Cuando eliminas en Filmo un cobro o un pago a proveedor que se envió a Xero, lo elimina también allí. |
| Factura anulada en Filmo → anularla en Xero | Opcional. Al anular una factura en Filmo, la anula también en Xero. |
| Rectificativa anulada en Filmo → anularla en Xero | Opcional. Al anular una rectificativa en Filmo, la anula también en Xero. |
| Factura validada en Filmo → enviarla a QuickBooks | Al validar una factura en Filmo, la crea en QuickBooks con su cliente, sus líneas por impuesto y su vencimiento, y la… |
| Cobro registrado en Filmo → anotarlo en QuickBooks | Cuando registras un cobro de una factura en Filmo, parcial o total, lo añade a su factura en QuickBooks. |
| Cobro anotado en QuickBooks → registrarlo en Filmo | Cuando se cobra una factura en QuickBooks, registra el cobro en su factura de Filmo. |
| Rectificativa validada en Filmo → enviarla a QuickBooks | Al validar una factura rectificativa en Filmo, la crea en QuickBooks con su cliente y sus líneas por impuesto, y la… |
| Factura creada en QuickBooks → registrarla en Filmo | Cuando se crea en QuickBooks una factura que Filmo no envió, la registra en Filmo como espejo: se ve y se descarga, y… |
| Factura de QuickBooks cambiada → poner al día su espejo en Filmo | Cuando cambia en QuickBooks una factura que Filmo registró como espejo (contenido, cobro, anulación), pone al día el… |
| Factura de QuickBooks anulada → anular su espejo en Filmo | Cuando se anula o se borra en QuickBooks una factura que Filmo registró como espejo, deja el espejo anulado en Filmo. |
| Rectificativa creada en QuickBooks → registrarla en Filmo | Cuando se crea en QuickBooks una rectificativa que Filmo no envió, la registra en Filmo como espejo: se ve y se… |
| Rectificativa de QuickBooks cambiada → poner al día su espejo en Filmo | Cuando cambia en QuickBooks una rectificativa que Filmo registró como espejo (contenido, cobro, anulación), pone al… |
| Rectificativa de QuickBooks anulada → anular su espejo en Filmo | Cuando se anula o se borra en QuickBooks una rectificativa que Filmo registró como espejo, deja el espejo anulado en… |
| Cobro o pago eliminado en Filmo → eliminarlo en QuickBooks | Cuando eliminas en Filmo un cobro o un pago a proveedor que se envió a QuickBooks, lo elimina también allí. |
| Factura anulada en Filmo → anularla en QuickBooks | Opcional. Al anular una factura en Filmo, la anula también en QuickBooks. |
| Rectificativa anulada en Filmo → anularla en QuickBooks | Opcional. Al anular una rectificativa en Filmo, la anula también en QuickBooks. |
| Factura creada en Filmo → enviarla a Holded como borrador | Al crear una factura en Filmo la envía a Holded como borrador, con su cliente, sus líneas por impuesto y su… |
| Factura aprobada en Filmo → aprobar su borrador en Holded | Cuando apruebas en Filmo una factura que está en Holded como borrador, la aprueba también en Holded con el mismo… |
| Borrador de factura de Filmo aprobado en Holded → aprobarla en Filmo | Cuando el gestor aprueba en Holded una factura que Filmo envió en borrador, la deja aprobada en Filmo con el mismo… |
| Factura validada en Filmo → enviarla a Holded (numerada según la conexión) | Al validar una factura en Filmo, la crea en Holded con su cliente, sus líneas por impuesto y su vencimiento, y la deja… |
| Cobro registrado en Filmo → anotarlo en Holded | Cuando registras un cobro de una factura en Filmo, parcial o total, lo añade a su factura en Holded. |
| Cobro anotado en Holded → registrarlo en Filmo | Cuando se cobra una factura en Holded, registra el cobro en su factura de Filmo. |
| Rectificativa creada en Filmo → enviarla a Holded como borrador | Al crear una rectificativa en Filmo la envía a Holded como borrador, con su cliente y sus líneas por impuesto, aunque… |
| Rectificativa aprobada en Filmo → aprobar su borrador en Holded | Cuando apruebas en Filmo una rectificativa que está en Holded como borrador, la aprueba también en Holded con el mismo… |
| Borrador de factura rectificativa de Filmo aprobado en Holded → aprobarla en Filmo | Cuando el gestor aprueba en Holded una rectificativa que Filmo envió en borrador, la deja aprobada en Filmo con el… |
| Rectificativa validada en Filmo → enviarla a Holded (numerada según la conexión) | Al validar una factura rectificativa en Filmo, la crea en Holded con su cliente y sus líneas por impuesto, y la deja… |
| Factura creada y aprobada en Holded → registrarla en Filmo | Cuando se aprueba en Holded una factura que Filmo no envió, la registra en Filmo como espejo: se ve y se descarga, y… |
| Factura de Holded cambiada → poner al día su espejo en Filmo | Cuando cambia en Holded una factura que Filmo registró como espejo (contenido, cobro, cancelación), pone al día el… |
| Factura de Holded borrada → anular su espejo en Filmo | Cuando se borra en Holded una factura que Filmo registró como espejo, deja el espejo anulado en Filmo. |
| Rectificativa creada y aprobada en Holded → registrarla en Filmo | Cuando se aprueba en Holded una rectificativa que Filmo no envió, la registra en Filmo como espejo: se ve y se… |
| Rectificativa de Holded cambiada → poner al día su espejo en Filmo | Cuando cambia en Holded una rectificativa que Filmo registró como espejo (contenido, cobro, cancelación), pone al día… |
| Rectificativa de Holded borrada → anular su espejo en Filmo | Cuando se borra en Holded una rectificativa que Filmo registró como espejo, deja el espejo anulado en Filmo. |
| Cobro o pago eliminado en Filmo → eliminarlo en Holded | Cuando eliminas en Filmo un cobro o un pago a proveedor que se envió a Holded, lo elimina también allí. |
| Factura anulada en Filmo → anularla en Holded | Opcional. Al anular una factura en Filmo, la anula también en Holded. |
| Rectificativa anulada en Filmo → borrarla en Holded | Opcional. Al anular una rectificativa en Filmo, la borra también en Holded (Holded no las anula). |
Compras y proveedores
Enlace a esta sección: Compras y proveedores| Nombre | Descripción |
|---|---|
| Crear las tareas de alta y etiquetado de una compra recibida | Al recibir una compra, abre una tarea para dar de alta y etiquetar el material. |
| Crear y recordar la tarea de pagar una factura de proveedor | Al validar una factura de proveedor, abre la tarea de programar su pago. |
| Factura de proveedor validada en Filmo → enviarla a Xero | Al validar una factura de proveedor en Filmo, la registra en Xero con su proveedor y sus impuestos de compra, y la… |
| Pago a proveedor registrado en Filmo → anotarlo en Xero | Cuando registras en Filmo el pago de una factura de proveedor, lo añade a esa factura en Xero. |
| Pago a proveedor anotado en Xero → registrarlo en Filmo | Cuando se paga una factura de proveedor en Xero, registra el pago en su factura de proveedor de Filmo. |
| Factura de proveedor validada en Filmo → enviarla a QuickBooks | Al validar una factura de proveedor en Filmo, la registra en QuickBooks con su proveedor y sus impuestos de compra, y… |
| Pago a proveedor registrado en Filmo → anotarlo en QuickBooks | Cuando registras en Filmo el pago de una factura de proveedor, lo añade a esa factura en QuickBooks. |
| Pago a proveedor anotado en QuickBooks → registrarlo en Filmo | Cuando se paga una factura de proveedor en QuickBooks, registra el pago en su factura de proveedor de Filmo. |
| Factura de proveedor validada en Filmo → enviarla a Holded | Al validar una factura de proveedor en Filmo, la registra en Holded con su proveedor y sus impuestos de compra, y la… |
| Pago a proveedor registrado en Filmo → anotarlo en Holded | Cuando registras en Filmo el pago de una factura de proveedor, lo añade a esa factura en Holded. |
| Pago a proveedor anotado en Holded → registrarlo en Filmo | Cuando se paga una factura de proveedor en Holded, registra el pago en su factura de proveedor de Filmo. |
Inventario y material
Enlace a esta sección: Inventario y material| Nombre | Descripción |
|---|---|
| Crear tareas de documentación, tarifa y mantenimiento de un artículo nuevo | Al crear un artículo en Filmo, abre tres tareas para completar su documentación, tarifa y mantenimiento inicial, y… |
Mantenimiento e incidencias
Enlace a esta sección: Mantenimiento e incidencias| Nombre | Descripción |
|---|---|
| Incidencia → escalado por severidad | Escala según la severidad, avisa si el material queda no disponible y añade al taller el historial de incidencias del… |
Clientes y contactos
Enlace a esta sección: Clientes y contactos| Nombre | Descripción |
|---|---|
| Crear un cliente en Filmo y preparar su bienvenida | Introduce los datos del cliente para crear su ficha y dirección en Filmo, abrir una tarea de llamada y enviarle un… |
| Contacto creado en Filmo → darlo de alta en Xero | Al crear un contacto en Filmo, lo da de alta en Xero y lo deja vinculado; si ya existe allí por NIF, email o nombre,… |
| Contacto cambiado en Filmo → actualizarlo en Xero | Cuando cambian los datos de un contacto de Filmo que ya está en Xero (nombre, NIF, email…), los actualiza allí. |
| Contacto cambiado en Xero → actualizarlo en Filmo | Cuando el gestor corrige un contacto en Xero (nombre, NIF, email, teléfonos o dirección de facturación), lleva el… |
| Contacto creado en Filmo → darlo de alta en QuickBooks | Al crear un contacto en Filmo, lo da de alta en QuickBooks y lo deja vinculado; si ya existe allí por NIF, email o… |
| Contacto cambiado en Filmo → actualizarlo en QuickBooks | Cuando cambian los datos de un contacto de Filmo que ya está en QuickBooks (nombre, NIF, email…), los actualiza allí. |
| Contacto cambiado en QuickBooks → actualizarlo en Filmo | Cuando el gestor corrige un contacto en QuickBooks (nombre, NIF, email, teléfonos o dirección de facturación), lleva… |
| Contacto creado en Filmo → darlo de alta en Holded | Al crear un contacto en Filmo, lo da de alta en Holded y lo deja vinculado; si ya existe allí por NIF, email o nombre,… |
| Contacto cambiado en Filmo → actualizarlo en Holded | Cuando cambian los datos de un contacto de Filmo que ya está en Holded (nombre, NIF, email…), los actualiza allí. |
| Contacto cambiado en Holded → actualizarlo en Filmo | Cuando el gestor corrige un contacto en Holded (nombre, NIF, email, teléfonos o dirección de facturación), lleva el… |
Neo e inteligencia
Enlace a esta sección: Neo e inteligencia| Nombre | Descripción |
|---|---|
| Enviar el resumen semanal de Neo y el Excel completo de pedidos | Los viernes Neo prepara el resumen de la semana. |
| Radar del sector audiovisual | Los lunes busca novedades del sector en la web y Neo las sintetiza en cinco puntos con lo que implican para una rental. |
| Pregunta a Neo bajo demanda | Se lanza a mano con una pregunta: Neo la responde con datos de la cuenta y búsqueda web, y el resultado llega al chat… |
| Enviar un informe de Neo y un enlace al Excel completo de pedidos | Indica una pregunta y un destinatario: Neo redacta el informe y lo envía por correo con un enlace temporal al Excel… |
Portal del cliente
Enlace a esta sección: Portal del cliente| Nombre | Descripción |
|---|---|
| Presupuesto visto y no firmado → el comercial llama | El cliente abrió el presupuesto y se quedó callado. |
| Presupuesto rechazado → análisis de pérdida | Avisa a ventas, abre la tarea de llamada y manda a dirección el patrón de rechazos de ese cliente según Neo. |
| Confirmar al cliente el cobro recibido en el portal de Filmo | Cuando se recibe un pago desde el portal, envía un correo de agradecimiento al cliente y avisa al equipo. |
| Asignar el seguimiento interno de incidencias del portal | Según el tipo de incidencia comunicada en el portal, crea tareas y avisa al equipo. |
Alertas y vigilancia
Enlace a esta sección: Alertas y vigilancia| Nombre | Descripción |
|---|---|
| Avisar de incidencias que siguen sin resolver después de 24 horas | Espera 24 horas y consulta el estado actual en Filmo. |
| Preparar con Neo un resumen diario de devoluciones retrasadas | Cada mañana pide a Neo un análisis de los pedidos pendientes de devolución y lo publica en Slack, incluso si no hay… |
| Cada lunes → conciliar con Xero las facturas abiertas | Cada lunes compara con Xero las facturas y facturas de proveedor que en Filmo siguen abiertas, y si alguna está… |
| Cada lunes → conciliar con QuickBooks las facturas abiertas | Cada lunes compara con QuickBooks las facturas y facturas de proveedor que en Filmo siguen abiertas, y si alguna está… |
| Cada lunes → conciliar con Holded las facturas abiertas | Cada lunes compara con Holded las facturas y facturas de proveedor que en Filmo siguen abiertas, y si alguna está… |
| Pedidos que salen mañana | Cada mañana busca los pedidos reservados que empiezan mañana y, solo si hay alguno, avisa a almacén con el recuento… |
| Pedidos sin devolver a tiempo | Cada mañana busca los pedidos entregados cuyo fin de alquiler ya pasó y siguen sin devolverse y, solo si hay alguno,… |
| Tareas vencidas sin hacer | Cada mañana laborable busca las tareas pendientes cuyo fin ya pasó y, solo si hay alguna, avisa al equipo con el… |
| Facturas vencidas sin cobrar | Cada mañana laborable revisa las facturas de Filmo pendientes o parcialmente cobradas cuyo vencimiento ya pasó y, solo… |
| Presupuestos que caducan esta semana | Cada mañana laborable busca los presupuestos pendientes de respuesta cuya validez termina en los próximos siete días… |
| Stock por debajo del mínimo | Cada lunes revisa qué artículos y variantes tienen el stock disponible por debajo de su mínimo y, solo si hay alguno,… |
| ITV de vehículos a punto de vencer | Cada lunes busca los vehículos activos cuya inspección técnica vence en los próximos treinta días y, solo si hay… |
Informes y métricas
Enlace a esta sección: Informes y métricas| Nombre | Descripción |
|---|---|
| Informe mensual del panel | El día 1 de cada mes congela el informe del mes anterior a partir de tu panel y lo manda por correo con el enlace. |
| Foto semanal de indicadores | Cada lunes congela el estado del panel y publica el enlace en el chat del equipo, para tener la serie semana a semana. |
| Enviar cada mes un enlace al Excel completo de pedidos | El día 1 genera el Excel completo de pedidos y envía un enlace temporal al gestor. |
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