Guías
Reclamar facturas impagadas en dos rondas
Cuando se valida una factura, el workflow espera a su fecha de vencimiento y la comprueba. Para los estados de pago que cubre (ver la nota de abajo), recuerda el pago al cliente y abre un seguimiento; una semana después vuelve a comprobar y escala.
Antes de empezar
Esta es la plantilla "Cobro escalonado de facturas impagadas". Envía correo desde un buzón, así que el workflow es privado. Rellenas el canal de Slack y los destinatarios del email a dirección. Los textos que escribe una plantilla (mensajes, títulos de tarea, cuerpos de email) están en español tal como los tiene el catálogo: edítalos a tu idioma antes de ponerla en marcha.
La página de referencia de la plantilla, con su trigger, sus pasos y sus requisitos: Cobro escalonado de facturas impagadas.
Instalada antes de la corrección
Un workflow instalado desde esta plantilla antes de esta corrección conserva su propia definición y no cambia. Si el tuyo es anterior, abre cada switch y añade una rama para el estado "sin pagar" (una factura sin ningún pago registrado) junto a las demás, con los mismos pasos.
La forma
Enlace a esta sección: La forma| Ronda | Qué ocurre |
|---|---|
| Trigger | Evento: factura validada. |
| Ronda 1 | Espera hasta la fecha de vencimiento. Lee la factura otra vez. Si sigue validada, un switch sobre su estado de pago envía al cliente un recordatorio desde tu buzón y abre una tarea de seguimiento. El switch tiene ramas para los estados "sin pagar" (ningún pago registrado), "vencida", "pagada en parte" y "atrasada". Una factura pagada va a la vía por defecto, que está vacía. |
| Ronda 2 | Suma 7 días a la fecha de vencimiento y espera hasta entonces. Lee la factura otra vez. Si sigue validada, el mismo switch, en cada una de sus cuatro ramas, publica "<invoice number> is still unpaid" en Slack y envía un email a dirección. |
Constrúyelo
Enlace a esta sección: ConstrúyeloEmpezar con la plantilla
«Nuevo workflow», «Empezar con una plantilla», "Cobro escalonado de facturas impagadas".
Conecta el buzón
El recordatorio se envía desde el buzón del creador, así que el buzón debe estar conectado. El paso queda asociado a su proveedor automáticamente cuando solo tienes un tipo de cuenta.
Rellenar los huecos
En la ronda 2, elige el canal de Slack de «Publicar un mensaje» y el destinatario de «Enviar correo desde Filmo», en cada una de las cuatro ramas (ocho huecos). Esos dos pasos van a finanzas y a dirección. Si no quieres un mensaje de Slack, borra el paso en cada rama.
Publicar y activar
«Publicar y activar». A partir de ahora el workflow es privado y no se puede hacer público.
Cosas que conviene saber
Enlace a esta sección: Cosas que conviene saber- Las cuatro ramas de cada switch hacen lo mismo. Así se escribe un O, porque una condición compara un solo valor: una rama por cada estado de pago que quieras capturar.
- Si la fecha de vencimiento ya ha pasado cuando se valida la factura, la primera espera no espera. El recordatorio sale de inmediato.
- La segunda espera se calcula a partir de la fecha de vencimiento, no de la fecha del primer recordatorio.
- Un run por cada factura se queda en espera el tiempo que haga falta. Desactivar el workflow no detiene los runs que ya están en espera; cancélalos desde el visor de runs si es necesario.
- El recordatorio al cliente sale del buzón del creador; el aviso a la dirección sale de la dirección de envío de Filmo.
El cuerpo del email es texto sin formato. Para cambiar la redacción, edita el texto del paso; el número de factura es una variable que insertas con «Insertar variable».
Páginas relacionadas
Enlace a esta sección: Páginas relacionadasConstruir
Condiciones y operadores
Una condición compara una variable con un valor. El paso Condición lleva el run por uno de dos caminos; el paso Switch elige el primero de varios.
Construir
Integraciones
Los workflows llegan a seis integraciones: email, calendario, Slack y tres paquetes de contabilidad. No todas funcionan igual, y la diferencia decide quién puede ver el workflow y qué falla en tiempo de ejecución.
Construir
Esperas y fechas
Una espera no bloquea nada: la ejecución se aparca, el worker queda libre, y la ejecución vuelve cuando llega su hora. Puedes esperar un retardo, o hasta una fecha.
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